Privacyverklaring

Digital Legal Services B.V. — handelsnaam Kinderplan®
KvK-nummer: 63625490 | Laan van Vredenoord 33, 2289 DA Rijswijk
info@ekonotaris.nl | 070-2007788
Versie 1.0 — juli 2026

1. Inleiding en verwerkingsverantwoordelijke

Digital Legal Services B.V., handelend onder de naam Kinderplan® (hierna: "Kinderplan"), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in het kader van haar dienstverlening en via deze website worden verzameld. Kinderplan hecht grote waarde aan de privacy van haar cliënten en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

Voor het notariële onderdeel (de notariële aktes) treedt het aan Kinderplan gelieerde notariskantoor eKo notaris te Rijswijk op als afzonderlijke, zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, overeenkomstig de verplichtingen uit de Wet op het notarisambt (Wna), de Wwft en de KNB-privacyregels. Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking door Digital Legal Services B.V.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Identificatie- en contactgegevens

Voor- en achternaam, geboortedatum en -plaats, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Digital Legal Services B.V. verwerkt geen burgerservicenummer (BSN); het BSN wordt uitsluitend door het notariskantoor verwerkt voor zover de Wna dat vereist.

2.2 Gegevens via deze website

Gegevens die u zelf verstrekt via de Voogdij-Check of per e-mail of telefoon (bijvoorbeeld gezinssituatie, voornaam, e-mailadres, woonplaats en optioneel telefoonnummer). Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend om het gevraagde rapport te leveren en — als u dat aangeeft — contact op te nemen voor een kennismakingsgesprek.

2.3 Financiële gegevens

Betaalgegevens en transactiehistorie ten behoeve van de factuur- en betalingsadministratie.

2.4 Gegevens van kinderen

Kinderplan verwerkt gegevens van de kinderen van de cliënt (namen, geboortedatums, opvoedkundige wensen en instructies), omdat het persoonlijk ouderplan de kinderen als centrale personen betreft. Dit gebeurt uitsluitend op basis van de door de ouder(s) verstrekte toestemming en opdracht, in het belang van het kind.

2.5 Gegevens van derden (voogden, vertrouwenspersonen)

De cliënt verstrekt namen en contactgegevens van aangewezen voogden of vertrouwenspersonen. Deze derden worden door Kinderplan niet zelfstandig benaderd, tenzij dit deel uitmaakt van de dienst en de cliënt daarvoor toestemming heeft gegeven.

2.6 Bijzondere persoonsgegevens en video-opnames

Voor zover de cliënt in het persoonlijk ouderplan informatie verstrekt die valt onder bijzondere persoonsgegevens (art. 9 AVG) — zoals gezondheidsinformatie of religieuze overtuigingen als richtlijn voor de voogd — verwerkt Kinderplan deze uitsluitend op basis van uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a AVG). Dit geldt ook voor video-opnames (beeltenis en stem). Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken; de betreffende gegevens worden dan binnen 30 dagen verwijderd.

2.7 Gebruiksgegevens platform

Inloggegevens en toegangslogboeken (beveiliging), geanonimiseerde gebruiksstatistieken en IP-adressen (technisch beheer).

3. Grondslagen voor verwerking

• Uitvoering van de overeenkomst (begeleiding, persoonlijk plan, kluis, box) — art. 6 lid 1 sub b AVG
• Facturering en administratie — art. 6 lid 1 sub b en c AVG (fiscale bewaarplicht: 7 jaar)
• Bijzondere persoonsgegevens en video-opnames — uitdrukkelijke toestemming, art. 9 lid 2 sub a AVG
• Beveiliging, fraudepreventie en klachtbehandeling — gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f AVG
• Voogdij-Check-rapport en marketingcommunicatie — toestemming, art. 6 lid 1 sub a AVG

4. Digitale kluis — beveiliging en toegang

De digitale kluis en alle daarin opgeslagen gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Er vindt geen opslag of overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaats, tenzij passende waarborgen zijn getroffen.

Kinderplan past passende technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder versleuteling van gegevens in opslag (AES-256 of gelijkwaardig) en tijdens transport (TLS 1.2 of hoger), toegang op basis van least privilege, meervoudige authenticatie (MFA) voor de beheeromgeving en beveiligde back-ups.

Toegang tot de kluis: de cliënt heeft te allen tijde volledige toegang; aangewezen voogden of vertrouwenspersonen uitsluitend na activering van het noodprotocol of na overlijden van de cliënt via een verificatieprocedure; medewerkers van Kinderplan uitsluitend voor zover noodzakelijk voor technisch beheer (gelogd); derden hebben geen toegang.

5. Bewaartermijnen

• Persoonlijk ouderplan, kluisinhoud en video-opnames: duur van de overeenkomst plus 5 jaar na beëindiging; daarna veilige verwijdering (eerder op verzoek)
• Financiële administratie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
• Correspondentie en klachten: 3 jaar na afhandeling
• Toegangslogboeken platform: 12 maanden
• Voogdij-Check-gegevens zonder vervolgtraject: maximaal 1 jaar
• Marketingtoestemmingen: tot intrekking, plus 1 jaar administratie

6. Verwerkers en ontvangers

Kinderplan maakt gebruik van verwerkers voor hosting (EU), e-mailcommunicatie, video-productie en financiële administratie. Met alle verwerkers is een verwerkersovereenkomst gesloten overeenkomstig art. 28 AVG.

Kinderplan verkoopt, verhuurt of deelt persoonsgegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Verstrekking aan derden vindt uitsluitend plaats als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, als Kinderplan daartoe wettelijk verplicht is, of met uw uitdrukkelijke toestemming.

7. Cookies en tracking

Deze website plaatst momenteel geen tracking- of marketingcookies. Als in de toekomst analytische of marketingcookies worden ingezet, gebeurt dat uitsluitend na uw expliciete toestemming via een cookiebanner (AVG-conform), en wordt deze verklaring aangevuld.

8. Transparantie over de inzet van AI

In het kader van de Europese AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689, artikel 50) informeren wij u als volgt. Kinderplan kan bij de uitvoering van haar dienstverlening ondersteunende AI-tools inzetten — bijvoorbeeld voor het voorbereiden van teksten, het structureren van rapportages (zoals het Voogdij-Check-rapport) of interne analyse. Daarbij geldt:

• Wanneer u rechtstreeks met een AI-systeem communiceert (bijvoorbeeld een chatfunctie), wordt dit duidelijk aan u gemeld.
• Inhoud die met behulp van AI is gegenereerd en aan u wordt verstrekt, wordt vóór verstrekking door onze medewerkers gecontroleerd; eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij een mens.
• Notarieel advies en notariële aktes worden nooit door AI vastgesteld; deze vallen onder de persoonlijke verantwoordelijkheid van de notaris.
• Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats in de zin van art. 22 AVG.

Vragen over de inzet van AI-tools kunt u stellen via info@ekonotaris.nl.

9. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG recht op inzage (art. 15), rectificatie (art. 16), verwijdering (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18), overdraagbaarheid (art. 20) en bezwaar (art. 21). Voor verwerkingen op basis van toestemming kunt u die toestemming te allen tijde intrekken; intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

Gegevens van kinderen worden verwerkt op grond van de toestemming van de ouder(s) als wettelijk vertegenwoordigers. Zodra een kind 16 jaar wordt, kan het deze rechten zelfstandig uitoefenen.

Verzoeken kunt u indienen via info@ekonotaris.nl of schriftelijk aan bovenstaand adres. Wij reageren binnen 30 dagen en kunnen u vragen zich te identificeren.

10. Datalekken

Bij een datalek handelt Kinderplan overeenkomstig art. 33 en 34 AVG: melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na ontdekking indien er risico is voor betrokkenen, en rechtstreekse informatie aan betrokkenen bij een waarschijnlijk hoog risico. Kinderplan houdt een intern datalekregister bij.

11. Klachten

Bent u van mening dat Kinderplan niet handelt in overeenstemming met de AVG, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, telefoon 088-1805 250, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Kinderplan behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op kinderplan.nl/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen worden cliënten per e-mail geïnformeerd.